Archiwizacja dokumentacji unijnej

Euklides zaprasza na szkolenie archiwizacja dokumentacji unijnej.

Jeżeli instytucja w której pracujesz realizuje projekty współfinansowane ze środków Unii Europiejskiej, to musisz zdawać sobie sprawę, jak istotne jest prowadzenie archiwizacji danych. Prawidłowe zarządzanie gromadzonymi dokumentami to niezbędny warunek przy późniejszym rozliczaniu projektów unijnych. Nawet po kilku latach od zakończenia działania, urzędnicy mają możliwość sprawdzenia czy jego realizacja przebiegała zgodznie z przepisami.

Szkolenie to ma na celu nauczyć uczestnika jak prawidłowo rejestrować i przechowywać dokumenty unijne przepływające przez Urząd Gminy, Miasta, lub inne instytucje użytku publicznego.

Informacje ogólne

Szkolenie ma na celu zapoznanie i przygotowanie uczestników do samodzielnego zorganizowania oraz usystematyzowania w swojej instytucji procesu archiwizacji i obiegu dokumentów w domenie projektów finansowanych ze środków UE. Podczas szkolenia zostaną omówione podstawowe zasady, sposoby i metody podejścia do złożoności dokumentacyjnej, przed jakimi stają uczestnicy zespołów projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. W szczególności, szkolenie ma wyrobić u uczestników zrozumienie dla metodologii obiegu dokumentów unijnych, a w praktyce doprowadzić do właściwego ich zgromadzenia, a także przechowywania i końcowego archiwizowania.

W czasie wykładu i części warsztatowej uczestnicy zapoznają się ze stosowaniem informatycznych środków ewidencyjnych mających na celu usprawnienie dostępu do kluczowych informacji, jakie firmują dokumenty unijne. W części praktycznej, uczestnicy sprawdzą zdobytą wiedzę, archiwizując gotowe projekty unijne w grupach tematycznych. Niniejsze szkolenie jest pierwszą próbą usystematyzowania i uregulowania procesu kancelaryjno-archiwalnego w przedmiocie dokumentacji unijnej na polskim rynku.

Szkolenie to ma również za zadanie nauczyć jak w przyszłości uniknąć konsekwencji związanych z brakiem dokumentów rozliczeniowych projektów unijnych. Szkolenie to ma również za zadanie nauczyć jak wprowadzić w system archiwizacji dokumentacji unijnej tak aby sprawnie i bezstresowo odszukiwać te dokumenty ze zrealizowanych projektów unijnych w czasie kontroli. Jak wiadomo każdy projekt współfinansowany przez unię europejską jest sprawdzany kilkukrotnie przez audytora zewnętrznego. Często niedociągnięcia związane z przeoczeniami przy obiegu dokumentów i ich archiwizacją doprowadzają do poważnych konsekwencji zarówno dla osoby odpowiedzialnej za rozliczenie wniosku jak i dla samej instytucji realizującej dany projekt unijny.

Korzyści wynikające z ukończenia szkolenia

• Zrozumienie instrukcji kancelaryjno-archiwalnej jako czynnika porządkującego przestrzeń dokumentacyjną i ułatwiającego oraz precyzującego pracę biurową w urzędzie.
• Oszczędności w przechowywaniu nadmiaru dokumentacji, poprzez eliminację w procesie archiwizacji wielokrotnie zdublowanej dokumentacji bieżącej.
• Uniknięcie niekorzystnych zmian w przepisach unijnych i rodzimych doprecyzowywujących konieczność wykazania się "archiwizacją" projektów unijnych przed kontrolą audytora, a po rozliczeniu projektu.
• Zwiększenie komfortu i szybkości pracy w jasno określonych procedurach postępowania archiwizacyjnego.
• Systematyczny i stabilny dostęp do informacji gromadzonych w konkretnych projektach unijnych - poprzez proste elektroniczne środki ewidencyjne np. programów firm Arisco, f-my Emiks oraz programu ArchiveIt.
• Uregulowanie obiegu dokumentów unijnych, nadające tej specyfice dokumentacyjnej osobnego charakteru.

Program szkolenia

1. Czy jest program unijny
• Ogólna charakterystyka dokumentacji unijnej.
• Elementy składowe typowego projektu.
• Typowość czy specyficzność - prawodawstwo a metodyka.
• Holistyczność myślenia o projekcie unijnym.
2. Obieg dokumentów unijnych w jednostce organizacyjnej.
• Systemy kancelaryjne i typowe punkty zatrzymania pism.
• Znakowanie (kodowanie) pism.
• Sporządzanie i redagowanie pism.
• Przechowywanie i gromadzenie spraw dokumentacji unijnej.
3. Archiwizacja dokumentów unijnych
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna w ujęciu rzeczowym.
• Metodologia postępowania archiwizacyjnego.
• Porządkowanie przestrzeni dokumentacyjnej w obrębie teczki (segregatora).
• Dostęp do informacji - stosowanie typowych środków ewidencyjnych i pomocy informatycznych wyższego rzędu.

Grupa docelowa

Pracownicy sektora publicznego:

• Pracowników działów administracyjnych jednostkek samorządu terytorialnego.
• Osób zarządzających biurami jednostkek samorządu terytorialnego realizującymi projekty unijne.

Prowadzący

Szkolenie będzie prowadzone przez Pana Mariusz Mysiakowski. Jest to osoba z wieloletnim doświadczeniem na stanowisku kierownika archiwum. Od trzech lat prowadzi szkolenia z zakresu archiwizacji i obiegu dokumentacji kancelaryjno-archiwalnej. Tworzył przepisy archiwalne oraz ekspertyzy przy klasyfikowaniu i kwalifikowaniu materiałów archiwalnych m.in. w Elektrociepłowni Warszawa SA., Hydrobudowa SA., Ministerstwie Skarbu Państwa. Doświadczenie przy archiwizowaniu dokumentacji unijnej zdobył realizując projekty remontu i konserwacji dróg jako kierownik archiwum.